Política de privacidad

Política de Tratamiento de Datos - AUTO GRANDE S.A.

1. FRENTE A CLIENTES: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de: Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales; proveer información sobre nuestros productos y servicios; efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; realizar programas de fidelización y actualización de datos: informar sobre cambios de productos, precios o servicios; realizar actividades de cobranza; realizar reporte a entidades de centrales de riesgo financieras, generar información estadística; suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; reportar información a las entidades estatales de control y vigilancia.
2. FRENTE A EMPLEADOS: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con: (i) Adelantar procesos de selección; vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral; incorporación a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; (ii) suministrar referencias laborales, afiliación o vinculación estratégica; (iii) información estadística relacionada con la gestión del personal, (iv) realizar estudios, encuestas y diagnósticos por sectores económicos y de competitividad, (v) Utilizar los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos), así como gestionar los derechos patrimoniales de autor (reproducción, comunicación pública, trasformación y distribución) y derechos conexos, a fin de ser usados para procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos) a fines al objeto social de la sociedad. (vi) así como los reportes que AUTO GRANDE S.A. debe emitir a las entidades estatales de control y vigilancia.
3. FRENTE A PROVEEDORES DE MERCANCÍA, INSUMOS Y SERVICIOS: El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de contactar y contratar los proveedores que AUTO GRANDE S.A. requiera para la prestación de servicios a sus clientes o para suplir las necesidades propias de la empresa, seguimiento al cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales; realizar actividades de cobranza; realizar reporte a entidades de centrales de riesgo financieras, efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo, suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras, así como los reportes que AUTO GRANDE S.A. debe emitir a las entidades estatales de control y vigilancia.

En consecuencia, para las finalidades descritas, AUTO GRANDE S.A. podrá:

(i) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

(ii) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.

(iii) Verificar, corroborar, comprobar, validar, evaluar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que disponga legítimamente.

(iv) Acceder, consultar, comparar, analizar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

(v) Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares.

(vi) En caso de que AUTO GRANDE S.A. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

(vii) Realizar estudios, encuestas y diagnósticos por sectores económicos y de competitividad.

(viii) Utilizar los derechos de imagen sobre fotografías o procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos), así como gestionar los derechos patrimoniales de autor (reproducción, comunicación pública, trasformación y distribución) y derechos conexos, a fin de ser usados para procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, o producciones audiovisuales (videos) a fines al objeto social de la sociedad.

(ix) Consultar, solicitar o verificar información sobre datos de ubicación o contacto, los bienes o derechos que llegare a poseer y que reposaren en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales, bien fuere en Colombia o en el exterior.

(x) Utilizar la información por parte de los terceros que intervengan en los procesos de: celebración, ejecución y terminación de la relación contractual establecida.

7. DERECHOS QUE LO ASISTEN AL TITULAR

Los titulares de la información contenida en las bases de datos de AUTO GRANDE S.A., y que hayan autorizado el tratamiento de sus datos personales o comerciales, tienen derecho a:

(i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a AUTO GRANDE S.A. como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AUTO GRANDE S.A. como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;

(iii) Ser informado por AUTO GRANDE S.A. como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

(iv) En virtud a lo establecido en la ley 2300 de 2023 el titular de la información y/o datos personales o comerciales tiene derecho a escoger el canal de comunicación por el cual puede ser contactado directamente, a no ser contratado más de una vez al día con fines publicitarios o de cobranza por canal diferente al autorizado, , a solicitar que sea contactado en un horario diferente al regulado por la norma a través de documento escrito diferente al cual regule la relación comercial;

(v) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

(vi) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.;

(vii) Acceder en forma gratuita a consultar los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

8. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma.

AUTO GRANDE S.A. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

AUTO GRANDE S.A. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) A dar cumplimiento efectivo a las disposiciones, restricciones y obligaciones dispuestas en la ley 2300 de 2023, normas que la regulen o remplacen.

10. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de los encargados del tratamiento, y AUTO GRANDE S.A. en el evento que actué como encargado del tratamiento de datos los siguientes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las

condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos las cuales se pueden consultar en: https://www.sic.gov.co/

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.

f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

n) A dar cumplimiento efectivo a las disposiciones, restricciones y obligaciones dispuestas en la ley 2300 de 2023, normas que la regulen o remplacen.

11. DATOS SENSIBLES

Se consideran como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre ellos se encuentran los que revelen de una persona el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

AUTO GRANDE S.A. se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa los titulares de la información autoricen el uso de datos sensibles, AUTO GRANDE S.A. se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en sus decretos reglamentarios. Frente a eventos de recolección de datos sensibles siempre se procederá garantizando al menos las siguientes acciones:

(i) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento;

(ii) En caso que Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado Se verificará si tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y si es así se le solicitará a los representantes legales la autorización;

(iii) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento;

(iv) Obtener consentimiento expreso para el tratamiento de datos sensibles;

(v) Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

(i) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;

(ii) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

AUTO GRANDE S.A. adelantará tratamiento de datos de menores únicamente cuando estas condiciones se presenten y la autorización sea dada por el representante legal del menor de edad.

12. ATENCIÓN DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS (PQR’S)

Para realizar PQR`S con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización por favor contacte a AUTO GRANDE S.A., de Lunes a Viernes en horario de 8:00 a.m. - 1:00 p. m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m., sábados de 9:00 a.m. a 12:00 p.m., o los correos electrónicos: notificaciones@autogrande.com.co, y servicioalcliente@autogrande.com.co las veinticuatro (24) horas.

13. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: (i) Por el titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de AUTO GRANDE S.A., (ii) Por los causahabientes (Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona) del titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad, (iii) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente, (v) Respecto a menores de edad se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

14. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

a) Si es directamente el titular el que va a ejercer uno de sus derechos, este debe presentar copia del documento de identidad.

b) Si se trata del causahabiente, este debe presentar el documento donde conste la subrogación de los derechos del titular que está representando o documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular, y presentar el documento de identidad del representante.

c) Si se trata de un representante legal y/o apoderado, este debe presentar documento de identidad válido, un documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

14.1. CONSULTA

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se le informaran los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2. SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN Y/O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, usted podrá realizar su solicitud de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. — 1:00 p.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m., sábados de 9:00 a.m. a 12:00 p.m., o los correos electrónicos: notificaciones@autogrande.com.co, y servicioalcliente@autogrande.com.co las veinticuatro (24) horas.

Su solicitud debe indicar en forma clara lo siguiente: Nombre del titular, número del documento de identificación, número de teléfono actualizado, correo electrónico actualizado y motivo de la solicitud indicando la intención de que se supriman los datos personales de las bases de datos o de la revocatoria de la autorización; su solicitud será direccionada con el oficial de protección de datos personales.

Al realizar su solicitud de consulta, usted deberá presentar el documento que lo identifique como titular de la información, o los documentos que lo identifiquen como causahabiente.

Si la solicitud resulta incompleta, se procederá de la siguiente manera:

a) Requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas.

b) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

c) La solicitud será remitida al oficial de protección de datos personales o persona encargada.

d) Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, con la leyenda "solicitud en trámite" y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

e) El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES

La presente política será aplicable en los casos en los que AUTO GRANDE S.A., solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a AUTO GRANDE S.A. para la recolección y tratamiento de sus datos personales, estos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

AUTO GRANDE S.A., podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos otras actividades.

En todo caso, el titular de los datos personales podrá utilizar los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

16. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

AUTO GRANDE S.A. tomará las medidas necesarias para salvaguardar a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. AUTO GRANDE S.A. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos. AUTO GRANDE S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

17. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de AUTO GRANDE S.A., o sean susceptibles de ser conocidas en virtud de sus relaciones comerciales o en desarrollo de su objeto social y el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano.

18. VIGENCIA

La presente política actualiza la política actual entrando en rigor desde el mes de junio de 2023 y las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social de AUTO GRANDE S.A. La presente política podrá ser consultada en el sitio web de AUTO GRANDE S.A. en el enlace: https://www.autograndechevrolet.co/, asimismo, por este mismo medio se dará a conocer cualquier cambio o modificación de la presente política.

19. CONTROL DE CAMBIOS